Gestion de flotte : chaque véhicule déplacé, chaque trajet tracé

Le coût caché d’un trajet fait par un salarié

L’essentiel Le trajet d’un salarié qui conduit son véhicule de fonction au garage coûte du temps de travail jamais facturé. Un convoyage Livcar remplace ce coût invisible par un prix connu d’avance. L’entreprise peut ainsi mettre les deux coûts côte à côte avant de décider.

Quand un commercial conduit lui-même son véhicule au garage, il y passe une partie de sa journée. Ce temps ne figure sur aucune facture. Il manque pourtant à son agenda et à ses clients.

Un convoyage Livcar a un prix connu à l’avance. Il remplace ce temps invisible par une ligne de facture. Vous comparez les deux en connaissance de cause.

Quatre situations que vous connaissez

L’essentiel La gestion de flotte recourt au convoyage pour l’entretien, l’arrivée d’une recrue, une fin de location longue durée. À chaque fois, le convoyeur relève l’état du véhicule et le salarié garde sa journée. Le convoyeur intervient aussi au départ d’un salarié qui rend son véhicule loin du siège.

L’entretien et le contrôle technique

Le véhicule d’un technicien doit passer à la révision. Le convoyeur le prend sur son lieu de travail, le dépose au centre agréé, puis le ramène. Le technicien continue ses interventions.

La remise à un nouveau salarié

Une recrue démarre lundi dans une autre ville. Son véhicule l’attend à son arrivée, livré avec un état des lieux photo. Elle signe la remise sur le téléphone du convoyeur.

La restitution en fin de location longue durée

Le contrat de location longue durée arrive à échéance. Le loueur contrôlera le véhicule à son retour. Vous gardez de votre côté un état des lieux signé au moment où il quitte votre site.

Le départ d’un salarié

Un collaborateur quitte l’entreprise et rend son véhicule loin du siège. Le convoyeur va le chercher à l’adresse indiquée. Vous recevez le kilométrage et le niveau de carburant relevés sur place.

Un état des lieux daté avant chaque changement de main

L’essentiel Un état des lieux daté protège l’entreprise lors de la restitution d’un véhicule de flotte. Le convoyeur prend 14 photos, relève compteur, carburant et impacts, puis refait ce relevé à l’arrivée. Le procès-verbal reçu à la clôture rejoint le dossier de restitution.

Les frais de remise en état d’une fin de contrat se discutent sur des photos. Celui qui n’en a pas négocie à l’aveugle.

Au départ, le convoyeur prend 14 photos. Il relève le compteur, le carburant en huitièmes et chaque impact sur un schéma. Il reprend le même relevé à l’arrivée.

Le procès-verbal part par e-mail à la clôture du convoyage. Vous le joignez à votre dossier de restitution. Les photos restent consultables dans la fiche du convoyage.

Qui commande quoi dans l’entreprise ?

L’essentiel L’organisation d’une flotte chez Livcar repose sur des accès individuels envoyés par invitation e-mail. L’administrateur coche huit droits, rôle par rôle, et peut limiter un responsable d’agence à son site. Chaque changement d’équipe ou de droits reste tracé au nom de son auteur.

La gestion d’une flotte implique plusieurs services : les moyens généraux, les responsables d’agence, la comptabilité. Chaque personne reçoit une invitation par e-mail et son propre accès.

Vous définissez ce que chaque rôle peut faire, case par case. Huit droits se cochent : commander, voir les prix, suivre, noter, voir les factures, écrire, gérer les sites, gérer l’équipe.

Les invitations partent par e-mail. Le nouveau membre choisit son mot de passe en ouvrant le lien. Quand un salarié quitte l’entreprise, l’administrateur retire son accès en un clic.

Un responsable d’agence limité à son site ne voit que les convoyages de ce site. Votre direction financière voit les factures de l’entreprise entière.

Seul un administrateur donne le rôle d’administrateur ou modifie les droits. Chaque changement d’équipe ou de droits est tracé au nom de son auteur.

Comment ventiler les coûts de convoyage ?

L’essentiel Les coûts de convoyage d’une flotte se ventilent grâce au numéro, au site, au véhicule et au prix figé. L’export CSV, ouvert dans un tableur, permet une répartition par centre de coût sans ressaisie. La facture mensuelle Factur-X regroupe les convoyages livrés, péages compris.

Chaque convoyage porte son numéro, son site, son véhicule et son prix figé à la commande. Le prix dépend de la distance et du délai, fixé par la date d’enlèvement.

L’historique se filtre par mois, par site ou par statut. L’export CSV s’ouvre dans Excel, avec les montants en euros. Vous ventilez les coûts par centre de coût sans ressaisie.

Le 1er du mois, une facture unique regroupe les convoyages livrés. Le carburant avancé y figure, sur justificatif. Les péages sont compris dans le prix.

La facture est au format Factur-X : un PDF lisible, qui porte aussi ses données pour votre logiciel comptable. Elle se règle par virement (prélèvement SEPA bientôt disponible).

Votre contrat peut prévoir vos propres prix. Sans contrat particulier, les prix standard s’appliquent : en ville, dès 71 € HT, péages compris, selon la date d’enlèvement. Le simulateur figure sur la page Tarifs.

Prévenu au bon moment, pas à chaque minute

L’essentiel Les notifications Livcar d’une flotte signalent la commande, l’attribution, la livraison ou l’annulation d’un convoyage. Un message de l’équipe Livcar ou une nouvelle facture déclenche aussi une alerte. Chaque membre de l’entreprise choisit l’application, l’e-mail ou les deux, selon ce qui la concerne.

Vous recevez une notification quand un convoyage est commandé, attribué, livré ou annulé. Un message de Livcar ou une nouvelle facture vous prévient aussi.

Chaque personne choisit ses canaux : dans l’application, par e-mail ou les deux. Le gestionnaire de flotte suit tout, le responsable d’agence seulement ce qui le concerne.

Qui conduit et qui assure les véhicules de la flotte ?

L’essentiel Les conducteurs des véhicules de flotte sont des auto-entrepreneurs vérifiés par Livcar avant leur première mission. Chacun compte au moins trois années de permis B et a signé la charte. La responsabilité civile professionnelle de Livcar assure chaque convoyage, sans attestation à demander au convoyeur.

Les convoyeurs sont des auto-entrepreneurs vérifiés par Livcar avant leur première mission. Chacun détient un permis B depuis trois ans au moins et a signé la charte des convoyeurs.

L’assurance responsabilité civile professionnelle de Livcar couvre chaque convoyage. Le convoyeur n’a pas à fournir d’attestation d’assurance.

Les réponses courtes sur l’assurance, les délais et les preuves figurent dans les questions fréquentes. Les contrôles faits sur les convoyeurs sont sur la page Qui conduit le véhicule.

Les données de vos salariés

L’essentiel Les données des salariés transmises dans une commande, comme noms, téléphones et adresses, servent à réaliser la livraison. Livcar les traite pour le compte de l’entreprise cliente, afin de mener chaque mission à bien. Passé trois ans, ces informations personnelles sont rendues anonymes, selon les règles de la page Confidentialité.

Une commande contient des noms, des téléphones et des adresses. Livcar les traite pour réaliser la livraison, pour votre compte. Au bout de trois ans, les données personnelles des missions sont anonymisées.

Les sous-traitants, les durées et vos droits sont détaillés dans la page Confidentialité.