Convoyage : les documents à préparer avant le départ

Un papier manque, et tout attend

L’essentiel Un document absent au moment de la prise en charge bloque le convoyage, même avec un convoyeur à l’heure. Réunir les papiers revient au garage ou à l’entreprise qui commande, pas au convoyeur. La liste qui suit vaut pour tous les trajets, quelle que soit leur longueur.

Le convoyeur arrive à l’heure prévue, prêt à partir. Il manque un papier, et la prise en charge s’arrête.

Ce papier ne relève pas de lui. Il dépend de vous, et de ce que le véhicule doit emporter.

Voici ce qu’il faut réunir avant son passage, quel que soit le trajet.

1. Le certificat d’immatriculation

L’essentiel Le certificat d’immatriculation doit être présenté par le conducteur lors d’un contrôle, selon l’article R233-1 du Code de la route. Le convoyeur n’en possède aucun exemplaire, puisqu’il conduit le véhicule d’un client. Le garage le laisse donc dans la boîte à gants ou le confie avec les clés.

Le conducteur d’un véhicule doit pouvoir présenter son certificat d’immatriculation lors d’un contrôle. C’est l’article R233-1 du Code de la route.

Le convoyeur ne l’a pas sur lui : il conduit votre véhicule. Laissez donc le certificat dans la boîte à gants, ou remettez-le avec les clés.

Vous attendez encore le certificat définitif ? Le glossaire du convoyage explique la plaque WW et le W garage.

2. Faut-il une carte verte d’assurance ?

L’essentiel L’assurance d’un véhicule convoyé ne se prouve plus avec une carte verte, supprimée en France depuis le 1er avril 2024. Les contrôles passent désormais par le fichier des véhicules assurés. Pendant le trajet, chaque convoyage reste couvert par l’assurance de Livcar, sans papier à placer dans le véhicule.

Depuis le 1er avril 2024, la carte verte n’existe plus en France. Les forces de l’ordre consultent le fichier des véhicules assurés.

Vous n’avez donc rien à glisser dans le pare-brise. Pendant le trajet, l’assurance de Livcar couvre chaque convoyage.

La page assurance du convoyage détaille cette couverture.

3. Le contrôle technique doit-il être à jour ?

L’essentiel Le contrôle technique d’un véhicule qui y est soumis doit être à jour pour qu’il circule. Le convoyeur roule sur route ouverte, sans plateau, donc cette règle vaut aussi pour le trajet. Le garage vérifie la date du dernier passage avant de commander, surtout après une longue immobilisation.

Un véhicule soumis au contrôle technique doit l’avoir à jour pour circuler. Le convoyeur conduit votre véhicule sur la route, sans plateau.

Vérifiez la date du dernier contrôle avant de commander. C’est vrai surtout pour un véhicule qui sort d’un long stationnement.

4. Ce que le destinataire attend

L’essentiel Le destinataire du véhicule attend souvent des pièces en plus des clés. Un client final demande en général le carnet d’entretien et le double des clés. Un autre site du réseau peut attendre un dossier de vente ou un bon de transfert. Ces pièces se réunissent dans une pochette avant le départ.

Pensez à la personne qui reçoit le véhicule. Un client final attend souvent le carnet d’entretien et le double des clés.

Un autre site de votre réseau attend peut-être un dossier de vente ou un bon de transfert. Réunissez-les dans une pochette.

À l’arrivée, le destinataire relit la feuille de route et signe. La page remise du véhicule décrit ce moment.

5. Les remarques de la commande

L’essentiel Les remarques de la commande servent à lister tout ce qui part avec le véhicule. Le convoyeur les consulte avant de partir, puis contrôle la présence des documents face au contact sur place. Elles indiquent aussi où récupérer une pièce absente, par exemple un double des clés au comptoir.

Tout ce qui voyage avec le véhicule se note dans les remarques de la commande. Le convoyeur les lit avant de partir.

Il vérifie ainsi la présence des documents à la prise en charge, face à votre contact sur place.

Précisez aussi où trouver ce qui manque : un double des clés au comptoir, un dossier chez un collègue.

6. Quels documents reçoit-on après le convoyage ?

L’essentiel Les documents reçus à l’arrivée sont l’état des lieux et ses 14 photos, puis la feuille de route signée. Le procès-verbal arrive ensuite par e-mail à la clôture. Il réunit les deux états des lieux, les signatures et l’horodatage des photos. Ce document se garde avec le dossier du véhicule.

À l’arrivée, l’état des lieux reprend les 14 photos et la feuille de route signée. À la clôture, le procès-verbal part par e-mail.

Ce PV reprend les deux états des lieux, l’heure des photos et les signatures. Gardez-le avec le dossier du véhicule.

La liste, en un coup d’œil

L’essentiel La liste des documents avant un convoyage tient en cinq points. Elle réunit le certificat d’immatriculation et un contrôle technique à jour, si le véhicule y est soumis. S’y ajoutent les pièces attendues par le destinataire, comme le carnet ou les documents de vente. Une ligne dans les remarques de la commande signale le tout au convoyeur.

• Le certificat d’immatriculation, dans le véhicule ou avec les clés.
• Le contrôle technique à jour, si le véhicule y est soumis.
• Le carnet d’entretien et le double des clés, si le destinataire les attend.
• Les documents de vente ou de transfert, réunis dans une pochette.
• Une ligne dans les remarques de la commande pour tout ce qui précède.

Pour le reste de la préparation, lisez la liste préparer un véhicule avant son convoyage. Le déroulé complet est sur la page comment ça marche.